¿Cómo compartir archivo y carpetas correctamente?
El trabajo colaborativo es una de las grandes ventajas de la computación en la nube, sin embargo, es importante que tengas claro cómo funciona la característica de compartir archivos y carpetas para no tener sorpresas desagradables.
En Google Drive, si eres el propietario de un archivo o una carpeta, puedes realizar acciones como dejar de compartir archivos que hayas compartido previamente, impedir que los usuarios descarguen o impriman un archivo, que lo compartan con otras personas o compartir una carpeta o un archivo con fecha de caducidad.
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A continuación, te dejamos 5 Tips para compartir archivos y carpetas. Es recomendable que dispongas de otro navegador, pestaña, ventana o pantalla de computadora para practicar los ejercicios paso a paso.
Tip 1: Dejar de compartir un archivo o una carpeta
Dejar de compartir con una persona específica
En Google Drive:
Selecciona un archivo o una carpeta.
- Haz clic en el icono para compartir
. (Arriba a la derecha o en el menú contextual del archivo o carpeta)
- En la parte inferior derecha, haz clic en Configuración Avanzada.
- Haz clic en la X junto a la persona a la que quieras quitar el acceso.
- Haz clic en Guardar cambios.
- Haz clic en Listo.
Abre un archivo.
- En la parte superior derecha, haz clic en Compartir.
- En la parte inferior derecha, haz clic en Configuración Avanzada.
- Haz clic en la X junto a la persona a la que quieras quitar el acceso.
- Haz clic en Guardar cambios.
- Haz clic en Listo.
Dejar de compartir con cualquier usuario que reciba el enlace para compartir
Puedes compartir el archivo o la carpeta solo con una lista específica de personas
En Google Drive
Selecciona un archivo o una carpeta.
- En la parte superior, haz clic en el icono para compartir
.
- Haz clic en el menú desplegable debajo de "Uso compartido de enlaces activado".
- Selecciona NO: solo pueden acceder usuarios específicos. Las personas que antes tenían acceso al archivo o a la carpeta tendrán ahora que solicitar permiso para volver a verlos.
- Clic en Listo.
- Abre un archivo.
- En la parte superior derecha, haz clic en Compartir.
- Haz clic en el menú desplegable debajo de "Uso compartido de enlaces activado".
- Selecciona "NO: solo pueden acceder usuarios específicos".
- Haz clic en Listo. Las personas que antes tenían acceso al archivo o a la carpeta tendrán ahora que solicitar permiso para volver a verlos.
Tip 2: Impedir que los usuarios cambien la configuración de uso compartido
De manera predeterminada, los usuarios que pueden editar tu archivo o carpeta también pueden compartirlos con otras personas. Para evitar que esto ocurra, activa esta configuración:
En Google Drive
Selecciona un archivo o una carpeta.
- En la parte superior, haz clic en el icono para compartir
.
- En la parte inferior derecha, haz clic en Avanzada.
- Marca la casilla junto a "Evitar que los editores cambien el acceso y añadan a nuevos usuarios".
- Haz clic en Guardar cambios.
- Abre un archivo.
- En la parte superior derecha, haz clic en Compartir.
- En la parte inferior derecha, haz clic en Avanzada.
- Marca la casilla junto a "Evitar que los editores cambien el acceso y añadan a nuevos usuarios".
- Haz clic en Guardar cambios.
- Si el elemento se añade a una carpeta compartida y las opciones de uso compartido de dicha carpeta se cambian posteriormente, los cambios no se aplicarán al elemento que se añadió a la carpeta compartida.
- Si creas un elemento en una carpeta que tiene esta configuración activada, el elemento no heredará la configuración. Para aplicarla, deberás seguir las instrucciones indicadas más arriba.
Tip 3: Impedir la descarga, impresión o copia de un archivo
Si quieres impedir que los usuarios descarguen, impriman o copien los archivos que hayas compartido con ellos, activa esta configuración.
Google Drive
- Selecciona un archivo.
- En la parte superior, haz clic en el icono para compartir
.
- En la parte inferior derecha, haz clic en Avanzada.
- Marca la casilla junto a "Inhabilitar las opciones para que los comentaristas o lectores descarguen, impriman o copien elementos".
- Haz clic en Guardar cambios.
- Abre un archivo.
- En la parte superior derecha, haz clic en Compartir.
- En la parte inferior derecha, haz clic en Avanzada.
- Marca la casilla junto a "Inhabilitar las opciones para que los comentaristas o lectores descarguen, impriman o copien elementos".
- Haz clic en Guardar cambios.
Por el momento, no puedes impedir que se descarguen carpetas en Google Drive.
Los usuarios con permisos para editar aún podrán descargar, imprimir o copiar tu archivo aunque esta configuración está activada.
Si activas esta configuración, todas las opciones para descargar, imprimir o copiar archivos o carpetas desaparecerán de Google Drive y de Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones.
Tip 4: Dejar de compartir subcarpetas y volver a compartirlas
Si compartes una carpeta con alguien, todo su contenido, incluidas las carpetas que estén dentro de ella (subcarpetas), también se compartirá.Si dejas de compartir una subcarpeta con esa persona, al volver a compartir la carpeta original no se le concederá permiso para acceder a la subcarpeta, sino que tendrás que dejar de compartir la carpeta original con ese usuario y volver a compartirla posteriormente.
Tip 5: Compartir archivos y carpetas con fecha de caducidad
Ahora, si eres el propietario de una carpeta o archivo, puedes compartir el archivo o carpeta utilizando la opción con fecha de caducidad, es decir que el archivo o carpeta compartidos dejarán de estarlo una vez se alcance la fecha de caducidad fijada al momento de compartirlos.
Para compartir un archivo o carpeta con fecha de caducidad realiza lo siguiente:
Vínculos útiles:
Google Drive drive.google.com.
Google Docs: google.com/docs
Hojas de cálculo de Google: google.com/sheets
Presentaciones de Google: google.com/slides